Comment choisir un logiciel de gestion WMS adapté au besoin d'une plateforme? Faut-il forcément faire du sur mesure ?

Un doute sur ce qu'est un WMS ? C'est par ici

Témoignage de LivraZou

Développer une solution digitale sur-mesure pour son système de gestion requiert la mise à disposition de moyens financiers, humains et matériels ainsi que d’y consacrer du temps de travail. Si la compétence n’est pas disponible en interne, il faut recruter ou faire appel à un prestataire. Dans un cas comme dans l’autre, les ressources dépensées seront plus importantes que lorsqu’on choisit un logiciel “sur étagère”. Toutefois, développer son propre logiciel permet d’intégrer l’ensemble de ses contraintes et de créer des fonctionnalités adaptées à ses processus de fonctionnement. Il faut donc prendre le temps de peser les pour et les contre afin de voir si le sur-mesure vaut la peine de l’investissement qu’il requiert.
Pour le modèle LivraZou, nous avons fait le choix de faire appel à un prestataire, en l’occurrence Christelle Gaudron, pour recenser nos contraintes, identifier notre besoin avec précision et faire une prospection quant aux WMS qui existent sur le marché. L’idée c’était de ne recourir au sur-mesure que si l’on ne trouve aucun logiciel qui puisse répondre à nos besoins.
Au final, la prospection de Christelle fut exhaustive et très pertinente, ce qui nous permit de faire un tour d’horizon sur tout ce qui existait sur le marché, d’éliminer les options qui ne correspondaient pas au modèle et de faire un arbitrage entre celles dont c’était le cas. La solution retenue nous convient parfaitement car même si nous nous sommes arrêtés sur un “logiciel sur étagère”, nous avons la possibilité d’ajouter des items selon nos processus de fonctionnement. L’ouverture que propose cette solution nous permet de nous appuyer sur des fonctionnalités standards tout en adaptant le logiciel à nos besoins.

Définition des besoins de LivraZou

A travers (idéalement) un seul outil digital, il s’agit de trouver la meilleure solution pour permettre à LivraZou d’accomplir ses objectifs, qui sont :

• d’orchestrer l’action de différents acteurs économiques
• de mutualiser des moyens logistique
• de gérer les activités au sein de l’entrepôt : réception des produits, stockage, préparation de commande et expédition.

Quelques préférences ont également pu être définies, notamment l’utilisation d’un outil SaaS (=disponible en ligne, pas de logiciel à installer) et utilisable sur PC, tablettes et mobiles.

Définition des contraintes de LivraZou

Dans le cadre de la mutualisation du stockage au profit des acteurs de l’alimentation durable, un WMS apporterait une réelle réponse aux besoins de LivraZou. L’idée est de réceptionner et stocker les produits puis préparer les commandes et expédier.

LivraZou doit servir deux segments de bénéficiaires : ses clients directs qui lui sous-traitent des opérations de stockage, de préparation de commandes et de livraison, et les clients de ses clients qui achètent des produits alimentaires (ex. : restaurants, cantines, particuliers en groupement…).
D’autres contraintes s’ajoutent :

• la nature des process en place dans les structures et leur capacité à s’intégrer dans un process (idéalement) commun et standardisé. Dans le cas de LivraZou, chaque structure suit un process sensiblement similaire, ce qui a facilité la réflexion.
• conséquence du point précédent : les spécificités éventuellement portées par les systèmes utilisés par chacune des structures. C’est en les détaillant structure par structure qu’ils peuvent être identifiés.

Comparaison de 3 WMS

Budget

	Famille	Budget annuel	Budget installation	Matériel
Odoo	ERP Saas Open Source	2 112 €	5 500 €	smartphones + PC
Wileo (Aclea)	WMS Software	1 400 €	24 000€	terminaux (300€) + PC
Smart Stock	WMS IM Saas	3 000 €	1 200 - 2000€	smartphones + PC

Fonctionnalités

Capacités	Limites
Possibilité de développer des modules si besoin	Gestion de 2 niveaux de commandes = workaround Pas d’accès client aux stocks (rôle précis inexistant) Import manuel de fichiers
Accès client aux stocks (live) Coût de licence VS licence en running costs	Software Ne génère pas de facture (utilisent Odoo) Pas d’API mais des connecteurs
Accès clients aux stocks (live) Affectation de livraisons à des tournées Liste de préparation de commandes Gestion de l’étiquetage Suggestion d’emplacements basée sur l’historique Connecteur Sage Formations remboursées à 50% par les Opco API Import/export	x

Détails de la solution retenue :

Smart Stock(Monstock - Smart Order Management and Multidelivery Management)

Points Forts

Budget

Interface utilisateurs paramétrable Accès clients aux stocks (live) Affectation de livraisons à des tournées Liste de préparation de commandes Gestion de l’étiquetage Suggestion d’emplacements basée sur l’historique Gestion de l’étiquetage Suggestion d’emplacements basée sur l’historique Appli tablette/mobile pour l'entrepôt et les livreurs. Interface facile. Formations remboursées à 50% par les Opco API Import/export + connecteur Sage

Licences : 3 000€ / an pour 8 utilisateurs (30€/user/mois) - offre entreprise Mise en place : 1 200 - 2000 € Matériel : PC + smartphones (à définir) Glovescanner : 490€ TTC / appareil, connectable en bluetooth. (Tarifs + compétitifs sur amazon notamment).

L'avis sur le sur-mesure : faisable ? risques ? opinion personel

Témoignage de Christelle Gaudron

La structuration d’initiatives telles que celle de LivraZou porte de beaux challenges. En ce qui concerne l’outillage digital de telles activités, celui-ci arrive souvent assez tard dans la réflexion et ce n’est pas une mauvaise chose. Cela permet d’avoir toutes les cartes en main pour faire les bons choix. Ce n’est en effet que lorsque la définition du périmètre d’action et des processus est aboutie que l’étude des systèmes qui peuvent répondre à ces besoins peut débuter sereinement.

Lorsque l’on choisit un outil digital, les questions qui se posent sont :
quelle est la liste des fonctionnalités dont je souhaite disposer? quelles sont celles qui sont fondamentales?
quel est mon budget et mon planning?
quelles sont mes contraintes techniques? (accès internet, Saas, matériel disponible,...)

Dans le cas des activités logistiques classiques, les fonctionnalités sont si courantes qu’il n’est pas nécessaire de développer un outil sur mesure. Nombre de prestataires logistiques ou de marchands ont des besoins similaires. Le jeu consiste à étudier les solutions du marché en parcourant la liste des fonctionnalités, et de sortir celles qui ne supportent pas celles qui sont essentielles. Je préconise des solutions Saas, rapides à mettre en place, faciles à tester. Ensuite, l’accessibilité de l’interface, la connectivité (via des API notamment), le budget et les contraintes techniques servent de juges de paix.

Dans certains cas - que j’imagine nombreux dans vos filières - il est possible que le process soit trop spécifique pour être couvert entièrement par un outil digital standard. C’est là que la question se pose : doit-on créer un outil pour qu’il couvre le process physique, ou peut-on faire évoluer le process physique pour le “faire rentrer” dans un outil digital standard? Cette question s’étudie au cas par cas et nécessite une connaissance fine des process physiques, ainsi que des solutions digitales disponibles.